Nieuws

Werkkostenregeling per 1 januari 2015 definitief

18-08-2014

Voor alle werkgevers (inclusief Directeuren-Grootaandeelhouders) zal per 1 januari 2015 de werkkostenregeling worden ingevoerd. Hiermee komt een einde aan de overgangsregeling die sinds 2011 van toepassing is.

Op 3 juli 2014 heeft de Staatssecretaris van Financiën kenbaar gemaakt dat per 1 januari 2015 alle werkgevers moeten overstappen op de ‘Werkkostenregeling’. Dit heeft grote gevolgen voor de administratie (en de arbeidsvoorwaarden).
 
Nieuwe regeling
Deze nieuwe regeling vervangt het huidige systeem van vergoedingen en verstrekkingen aan het personeel in de loonbelasting ingrijpend. In plaats van de bestaande vrijstellingen komt er een algemene vrijstelling van 1,2%  van de fiscale loonsom. Het maakt hierbij niet uit welke werknemer welke vergoeding krijgt. Betaalt u aan vergoedingen en verstrekkingen meer dan 1,2% van de loonsom, dan moet u over het meerdere 80% loonbelasting afdragen. U overstijgt namelijk de zogenoemde ‘vrije ruimte’.
 
Niet alle kosten vallen onder deze regeling. Voor de kosten van o.a. studie, reiskosten openbaar vervoer en maaltijden bij overwerk gelden gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen. Over deze bedragen wordt dan ook geen loonbelasting geheven. Vergoedingen zoals die voor internet, niet vooraf onderbouwde onkostenvergoedingen en niet vooraf onderbouwde representatiekosten vallen wel onder de 1,2% regeling en blijven in het nieuwe stelsel belast voor zover ze niet in de "vrije ruimte" passen.

De werkkostenregeling heeft invloed op veel bestaande kostenvergoedingen en verstrekkingen. Deze kunnen betreffen:

• Reiskostenvergoedingen
• Laptops, computers en tablets
• Telefoons en telefoonvergoedingen
• Internetabonnementen en -vergoedingen
• Kerstpakketten
• Lunches en diners
• Bedrijfsfeesten en personeelsuitjes
• Representatiekosten 

De invoering van deze werkkostenregeling heeft veel voeten in aarde gehad. Om zoveel mogelijk aan bezwaren uit de praktijk tegemoet te komen heeft de staatssecretaris in juli een aantal verbeteringen van de regeling voorgesteld, waaronder de volgende:

Beperkte invoering van het noodzakelijkheidscriterium.
Het noodzakelijkheidscriterium gaat ervan uit dat als een werkgever het in het kader van zijn bedrijfsvoering noodzakelijk vindt om aan de werknemer bepaalde zaken te vergoeden of te verstrekken, de werkgever dit kan doen zonder fiscaal rekening te hoeven houden met het privévoordeel van de werknemer (dus zonder dat deze vergoedingen of verstrekkingen geheel of gedeeltelijk worden belast). Dit noodzakelijkheidscriterium geldt voorlopig alleen voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen e.d. Hierdoor is voor de zakelijke iPad niet langer vereist dat deze voor meer dan 90% zakelijk wordt gebruikt. Als een werknemer een iPad nodig heeft om zijn werk te doen, kan de werkgever die verstrekken zonder dat het
privévoordeel van de werknemer wordt belast.

Jaarlijkse afrekensystematiek
De werkgever hoeft maar één keer per jaar te bepalen welke belasting mogelijk verschuldigd zal zijn in het kader van de werkkostenregeling. Het vervallen van het per aangiftetijdvak toetsen van de eventuele overschrijding van de vrije ruimte, moet ervoor zorgen dat de administratieve lasten niet onnodig stijgen.

Verschil tussen vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstelling vervalt
In de huidige werkkostenregeling kunnen bepaalde voorzieningen op de werkplek wel belastingvrij ter beschikking worden gesteld, maar mogen de voorzieningen niet worden verstrekt of aan de werknemer worden vergoed, dit geldt bijvoorbeeld voor mobiele telefoons. In de praktijk blijken veel werkgevers voor bepaalde voorzieningen liever een kostenvergoeding te geven dan deze voorzieningen te verstrekken. Om hieraan tegemoet te komen komt voor een aantal voorzieningen het onderscheid tussen verstrekken, vergoeden of ter beschikking stellen van de voorziening te vervallen.

Uit de financiële administratie moet het cumulatieve bedrag (inclusief omzetbelasting) van de vergoedingen en verstrekkingen blijken om te toetsen of deze binnen de vrije ruimte (van 1,2% van de loonsom) blijven. Dat betekent dat de administratie hierop moet worden aangepast.
 
Daarnaast kan deze werkkostenregeling gevolgen hebben voor het personeelsbeleid. Het is daarom van (fiscaal) belang te onderzoeken wat de gevolgen kunnen zijn voor het beleid rondom arbeidsvoorwaarden.

Vul om een indicatie te krijgen van de eventueel te behalen voordeel en de te nemen actie de eenvoudige checklist (1 pagina) in, voor de checklist klik je hier.
Voor uitgebreidere informatie over de werkkostenregeling klik je hier.
Voor een schematische weergave van de werkkostenregeling klik je hier.