De overheid adviseert om zoveel mogelijk thuis te werken. We merken dat dit wat vragen oproept. Wat zijn de verplichtingen van de werkgever, wat zijn de verplichtingen van de werknemer en hoe ga je onderling op een goede manier hiermee om? Hieronder hebben wij wat veel voorkomende vragen beantwoord:
Thuiswerken is ook werken
De werknemer die thuis werkt, wordt daadwerkelijk geacht te werken thuis. Wanneer blijkt dat dit niet het geval is, vormt dit in ieder geval een reden voor gesprek met de betreffende werknemer. Het niet kunnen regelen van kinderopvang kan en mag in beginsel geen reden vormen om niet te werken. Het coronavirus en de bijbehorende maatregelen vormen omstandigheden die vragen om flexibiliteit van beide partijen. Kijk daarom samen of je oplossingen kunt vinden in flexibele werktijden en het opnemen van vrije uren of overuren voor de tijden dat de werknemer niet kan werken omdat hij of zij voor de kinderen moet zorgen.
Veilige thuiswerkplek
Ook als de medewerker thuis aan het werk is, behoud je als werkgever de zorgplicht voor je personeel. Inventariseer de risico's van de thuiswerkplek. Denk bijvoorbeeld bij beeldschermwerk aan de werkhouding en aan een goede verlichting. Laat medewerkers niet aan de keukentafel aan een keukenstoel werken, maar ga na of ze bijvoorbeeld aan de keukentafel verantwoord kunnen werken met een bureaustoel en computeropstelling van het werk. Denk naast de Arboregels voor een veilige werkplek ook aan internetveiligheid en de AVG.
Bepaalde thuiswerkgerelateerde kosten mogen onbelast vergoed worden, bijvoorbeeld arbovoorzieningen en ICT-middelen. Ook de vrije ruimte kan worden gebruikt om andere thuiswerkkosten onbelast te vergoeden. De vrije ruimte wordt, net als in 2020, ook in 2021 tijdelijk verruimd, voor de eerste € 400.000 van de loonsom per werkgever wordt de vrije ruimte verruimd van 1,7% naar 3%.
Reiskostenvergoedingen
Vaste reiskostenvergoedingen mogen onder voorwaarden onbelast doorbetaald worden. Werknemers die hun reiskosten declareren zullen dat in deze periode niet (of veel minder) doen. Zij hebben natuurlijk gewoon recht op een vergoeding voor de gedeclareerde kilometers, mits die terecht worden gedeclareerd.
De vaste reiskostenvergoeding mag normaliter maximaal 6 weken worden doorbetaald bij langdurige afwezigheid. De onbelaste vergoeding mag uitbetaald worden tijdens de lopende maand en de kalendermaand die daar op volgt. Daarna stopt de (onbelaste) reiskostenvergoeding. Komt de werknemer daarna weer naar het werk, dan kan de reiskostenvergoeding pas in de daarop volgende maand weer (onbelast) worden uitgekeerd. De staatssecretaris heeft goedgekeurd dat de reiskostenvergoeding ongewijzigd onbelast door kan lopen in de periode waarvoor de noodmaatregelen van toepassing zijn, ook als de werknemer niet of minder vaak naar het werk reist. Deze regeling eindigt per 31 december2021.
Moet de werkgever het loon doorbetalen als een werknemer niet kan komen werken vanwege (de gevolgen van) het coronavirus?
Is de werknemer niet ziek, maar is hij of zij niet in staat zijn naar het werk te komen vanwege verplichte quarantaine, reisbeperkingen of andere blokkades vanwege het coronavirus, dan moet de werkgever in beginsel het loon volledig doorbetalen.
Is de werknemer wel ziek, dan ontvangt de werknemer zijn of haar loon conform de gemaakte afspraken in de arbeidsovereenkomst of de cao over loondoorbetaling bij ziekte.
Heeft een werknemer recht op (betaald) verlof indien een familielid besmet is met het coronavirus?
Is een kind of familielid thuis én is hij ziek dan kan de werknemer voor noodzakelijke verzorging zorgverlof opnemen. Dit kent 2 vormen: kortdurend en langdurend zorgverlof (V&A).
Kortdurend zorgverlof duurt per jaar maximaal 2 maal de wekelijkse arbeidsduur. De werknemer krijgt tijdens dit verlof minimaal 70% van zijn loon doorbetaald, met het wettelijk minimumloon als minimum.
Tijdens het langdurend zorgverlof – dat jaarlijks maximaal 6 maal de wekelijkse arbeidsduur bedraagt – heeft de werknemer geen recht op loon. Maar ook in deze situatie bestaat natuurlijk de mogelijkheid om resterende vakantiedagen op te nemen.
Heeft een werknemer recht op (betaald) verlof als de kinderen niet meer naar de opvang of school kunnen omdat deze is gesloten vanwege het coronavirus?
Lukt het de werknemer niet om opvang voor de kinderen te regelen en is het niet mogelijk om de functie (volledig) thuis uit te voeren, dan zal hij samen met zijn werkgever op zoek moeten naar een alternatief. Mogelijk komt het aan op het opnemen van vakantiedagen of onbetaald (ouderschaps)verlof.